viernes, 30 de julio de 2021

El Plan de Acogida, herramienta fundamental en los procesos de incorporación a la empresa

En el último post hacíamos alusión a los Planes de Acogida como herramienta importantísima en la incorporación de los nuevos empleados. Pero, ¿qué es un plan de acogida?

Se trata de un documento que facilitará la incorporación de nuevos empleados y que deberá adaptarse tanto a las necesidades del trabajador como de la empresa. Este documento debería incluir toda la información relevante de la empresa y del puesto de trabajo que el nuevo empleado debe saber para empezar a trabajar, así como su plan de formación y tutorización inicial.

De promedio se requieren aproximadamente 4 semanas para que el nuevo empleado se sienta integrado en su lugar de trabajo, aunque dependerá del puesto que vaya a asumir y de los objetivos marcados que este proceso pueda ser más o menos duradero. Partiendo de este tiempo de media, se tendrá que disponer de aproximadamente un par de meses más (90 días en total, contando las 4 semanas iniciales) para que el empleado ya domine perfectamente el puesto y se alcance la integración completa.

El principal objetivo del proceso de incorporación es que el nuevo empleado siga motivado e involucrado con la organización más allá de sus primeros días. Además, gracias a este plan de acogida, el empleado podrá conocer la misión, visión, objetivos, valores, normas y cultura de empresa, adaptándose mejor a todas las políticas internas de la organización.

Tener implantado un plan de acogida es siempre una inversión y no un gasto, ya que se trata de una herramienta necesaria para poder rentabilizar los procesos de selección y disminuir el porcentaje de abandono durante los primeros meses desde la incorporación del empleado.

Los planes de acogida deberán incluir aspectos generales de la empresa, específicos de su puesto de trabajo y orientativos en tanto a quién va a ser su tutor y su planning durante las primeras jornadas. Más concretamente:

Información General:

  • Historia de la empresa
  • Antigüedad
  • Fundadores
  • Misión, visión y valores
  • Organigrama
  • Localizaciones
Información Específica:

  • Organigrama de su área/departamento
  • Descripción del puesto de trabajo que va a desempeñar
  • Información relativa a la prevención de riesgos para su puesto
Planificación:

  • Tutor/es de referencia
  • Visitas a otras áreas, centros, departamentos…
  • Formación

Es muy importante que tanto el responsable inmediato (probablemente el tutor), así como Recursos Humanos o la Dirección General (dependiendo del tamaño de la empresa) se involucren en el diseño y en la impartición del plan de acogida, reservando el primer día un espacio de tiempo para darle la bienvenida y estar a su disposición.

martes, 20 de julio de 2021

La puerta que nos permitió entrar en la empresa sigue aún abierta

Cuando se decide cambiar de trabajo se pasa por un proceso de adaptación durante el cual uno puede llegar a sentirse dudoso e insatisfecho por el cambio que ha decidido realizar. Esta insatisfacción puede ser experimentada tanto por el propio empleado, quien quizás haya dejado atrás un proyecto en el que llevaba bastante tiempo, pero del cual se había desilusionado y haya optado por una nueva empresa en la que las condiciones le son más favorables, o también puede ser una insatisfacción experimentada por parte del empresario, que puede llegar a considerar que se ha equivocado con la incorporación de este nuevo empleado ya que no está a la altura de las expectativas.

El tiempo máximo de adaptación del nuevo empleado a la empresa es de aproximadamente 6 meses, por lo cual es importante que tanto empresa como empleado se den un tiempo de habituación al nuevo contexto, así como para que se produzca el establecimiento de las relaciones con los nuevos compañeros. Si transcurrido ese tiempo siguen existiendo insatisfacciones por alguna de las dos partes, la empresa debería tomar medidas o bien el propio empleado, pues no es sano estar trabajando en un lugar o con unos compañeros con los que uno no se sienta satisfecho.

En la mayoría de los casos, la adaptación se hace relativamente rápida. Aproximadamente, en torno al primer mes los trabajadores logran entender la dinámica de la empresa y se adaptan rápidamente al cambio, siempre y cuando durante el proceso de acogida se den las circunstancias que permitan que el empleado comprenda y aprenda sobre la nueva posición, mucho más allá de lo que le puedan haber explicado durante el proceso de selección. Durante ese momento de entrevistas, seguramente, le habrán contextualizado en general cómo funciona la empresa y cuál es su puesto dentro del organigrama, pero la teoría debe verse reflejada en la práctica y por eso es realmente importante ese primer mes en el que va a haber un plan de acogida que le permita entender y aprender cómo funciona realmente su posición dentro de la empresa, además de quiénes van a ser sus tutores en ese proceso de inmersión.

La empresa, por su parte, deberá cerciorarse de que el plan de acogida se está llevando a cabo de la mejor manera posible para que los intereses propios se logren alcanzar en el menor tiempo y para que el empleado sienta que “la moto que le vendieron” realmente era la que él quería comprar. Es importante remarcar aquí que no todos los planes de acogida deben ser copias exactas unos de otros, sino que cada uno deberá estar adaptado a cada empleado para que el resultado sea lo más satisfactorio posible para las dos partes.

Si a pesar de haber realizado un buen plan de acogida, y haber puesto todas las herramientas y soluciones en el tintero, el empleado no se está adaptando a la empresa, o no se están consiguiendo los objetivos para los cuales fue contratado, habrá que tomar la casi siempre difícil decisión de rescindir su contrato.

Por su parte, si el empleado se está dando cuenta de que en la empresa no le está dando lo que él necesita para ser feliz y estar satisfecho, deberá buscar una alternativa que se adapte a sus necesidades afuera, en el amplio mercado laboral.

La insatisfacción de los empleados está creciendo en los últimos años. Algunos estudios, como el último que realizó IESE sobre Responsabilidad familiar corporativa en la Comunidad de Madrid (2019), confirman que el 61% de los empleados está insatisfecho con su trabajo. En concreto, 4 de cada 10 hombres y 6 de cada 10 mujeres dicen no sentirse satisfechos en su empresa, mayoritariamente por motivos de conciliación, aunque existen otros factores de insatisfacción relacionados con el ambiente laboral desfavorable, el entorno contaminante, la falta de reconocimiento, el salario o con las políticas internas de la empresa. Lo que está claro es que un empleado poco satisfecho es un empleado poco rentable para la empresa y una persona infeliz que está soportando una carga emocional negativa mucho más allá de sus 8 horas de jornada diaria.

Desde el departamento de Recursos Humanos estamos acostumbrados a escuchar quejas de algunos empleados (por suerte los menos) que dicen sentirse insatisfechos con la empresa por alguna de estas causas. Personalmente, estoy convencido que la insatisfacción prolongada tiene graves consecuencias para la salud física y emocional de la persona y para quienes forman parte de sus círculos más cercanos. Por esta razón, y soy el primero que me lo he aplicado a lo largo de mi vida profesional, recomiendo siempre analizar cuál es el equilibrio o desequilibrio existente en la balanza cuando ponemos las cosas buenas que nos brinda el lugar de trabajo y las malas, que no nos hacen sentirnos felices. Cuando esta balanza se posiciona de manera alarmante en la parte negativa, hay que ser realistas y considerar que no vamos a lograr que las cosas en la organización sean como nosotros queremos o como desearíamos que fueran, por lo que la mejor decisión será siempre buscar la estabilidad personal, bien aceptando la realidad o bien dándose la vuelta y saliendo por la puerta que algún día se abrió para dejarnos entrar.


viernes, 9 de julio de 2021

El error de burocratizar las soluciones de Recursos Humanos

Cualquier organización tiene que superar constantemente diferentes inconvenientes que no le permiten avanzar hacia sus objetivos de una manera lineal y a una velocidad de ritmo constante o accelerado. Los diferentes obstáculos que se va a ir encontrando van a hacer que haya frenadas, cambios de ruta, o incluso retrocesos, pero es algo habitual que no únicamente ocurre en las empresas sino también en la vida misma, por lo que forma parte de lo ya esperado en cualquier tipo de contexto de la vida en el que podamos pensar.

Para superar estos obstáculos o inconvenientes, es necesario que las personas que tienen que tomar las riendas de la de la empresa y decidir si el movimiento que hay que hacer es frenar, acelerar o cambiar la dirección, tengan muy claro cuáles son las diferentes causas que pueden estar ocasionando el problema en sí o bien que pueden ayudar a agilizar dicho inconveniente para volver a un escenario de nuevo favorable.

Prácticamente, es aquí, en la toma de decisiones, donde radica el verdadero problema, pues la neblina en la visión al medio y al largo plazo puede hacer que las soluciones en el corto plazo no sean suficientes. 

Una pandemia como la que acabamos de pasar, una crisis cualquiera, una bajada en las ventas motivadas por la fuerte competencia en el sector, la salida de una persona clave de la organización, problemas en las entregas de los pedidos y quejas de los clientes, son ejemplos de inconvenientes que nos podemos ir encontrando y sobre los que tenemos que tener muy claro que para parar el golpe (corto plazo), probablemente haya que tomar medidas tajantes y reactivas, cortando de raíz el problema o parte de él. Pero esto no será suficiente y si lo dejamos ahí seguramente sea “pan para hoy y hambre para mañana”, ya que nos habremos olvidado de atender al medio y al largo plazo. Me toca aquí, como profesional de los recursos humanos, defender mi terreno y recordar que, ante cualquier medida que estemos tomando o incluso ante el propio problema que estamos valorando, tenemos personas que juegan un papel importante en la resolución. Y me toca también recordar que las personas no son máquinas, sino que tienen emociones que hoy pueden ser X, mañana pueden ser Y y pasado mañana pueden ser Z. Y para poder lidiar con estas emociones ajenas, la empresa y el mando/jefe/líder que lidera a estas personas debe ser consciente de ello para poder saber gestionar esos estados emocionales desde una perspectiva de ayuda en pro al bien común (mejorar la calidad del empleado y mejorar la productividad en su trabajo). Si no se tiene en cuenta esto, esas emociones pueden convertirse en negativas por acciones que podamos tomar ahora en el corto plazo y, en consecuencia, estaremos creando un nuevo problema seguramente mucho más grave y difícil de gestionar en los próximos días, que además va a ser muy contagioso de manera negativa al resto de personas. La falta de motivación, de implicación, de confianza… son ejemplos de malas gestiones del equipo en momentos clave para la organización por el simple hecho de haber estado pensando en los problemas de hoy sin haber tenido en cuenta, repito, que detrás de cualquier solución existen personas, quienes sufren las consecuencias de las decisiones tomadas de manera unilateral y nada participativa.

Aunque a estas alturas todo esto parece obvio, es evidente que esto sigue ocurriendo y que hasta que los mandos intermedios y la dirección entiendan que este problema y este riesgo persisten y lo tomen como una de las prioridades a la hora de tomar decisiones en la empresa, seguiremos encontrándonos en las entrevistas de selección personas que huyen de sus jefes (no de las empresas) y en las entrevistas de salida, compañeros que nos informan de los motivos por los que han decidido dejar de colaborar con nosotros, en esa misma línea.

Para ello, desde el departamento de recursos humanos, en los que la fidelización del talento es primordial, se propone la implementación de políticas orientadas a mejorar la calidad en el trabajo, la comunicación interna, el compromiso con la empresa, la transparencia en la información, etc. Pero que se propongan estrategias y políticas no es suficiente, porque hay que implantarlas correctamente y esto, evidentemente, requiere de un trabajo y de un tiempo de dedicación por parte de la estructura jerárquica de la empresa. Si la dirección o si los mandos intermedios siguen pensando en cortar de raíz su problema de hoy y estas soluciones siguen considerándose un trabajo extra y secundario, pasándolas a un lugar inferior en la lista de prioridades, absolutamente de nada servirá la teoría de implantar nuevas políticas, porque la realidad será que en la práctica esas medidas se habrán convertido en burocracia y, como bien sabemos, la burocracia es cáncer para la empresa.

Por ello es tan vital que exista un departamento de recursos humanos en una empresa como vital es que para la Dirección las estrategias orientadas a cuidar el talento del que se dispone sean de máxima importancia, porque sin este talento motivado, implicado y enérgico difícilmente vamos a poder tirar hacia adelante y poder subir las marchas y la velocidad de crucero ante los diferentes problemas que nos vayamos a ir encontrando.