Delegar tareas: ¿cuestión de saber o de querer?

Llevamos ya algo más de una década, desde la crisis financiera del 2008, en la que el cinturón aprieta a la mayoría de los sectores empresariales, todavía este apretón es más fuerte si tenemos en cuenta este último año en el que la pandemia, con la nueva crisis derivada de ella, deja prácticamente este cinturón sin orificios para anclar de nuevo la hebilla.

Desde entonces, las empresas ya están acostumbradas a trabajar con plantillas superreducidas y los empleados, a trabajar de manera polivalente. Todo ello hace destacar la habilidad “visión global” como una de las más interesantes en el equipo humano de las organizaciones.

La actividad se tiene que seguir llevando al día con nuevas tareas y procesos, muchos cambios y, cada vez, una legislación más exigente. En definitiva, muchas más tareas con menos personal. Y esto es lo que hace necesaria la capacidad de saber delegar tareas cuando gestionamos equipos.

Pero: ¿sabemos delegar?, ¿resulta tan fácil como parece?, es más, ¿queremos delegar?. Lo cierto es que, en general, el correcto proceso de delegación de tareas no ha sido una práctica muy habitual en las empresas, aunque poco a poco no queda otra. Esta resistencia a la hora de delegar tareas se debe, principalmente, a estos motivos:

• Falta de conocimiento y formación de cómo hacerlo
• Falta de confianza en las personas del equipo a quienes podríamos delegar
• Creencia de que delegar tareas nos quita poder
• Sensación de pérdida de control

Aunque podríamos dedicar un libro a hablar de cada uno de estos motivos y también de cómo llevar a cabo la delegación de tareas de una forma correcta y eficiente, a continuación, expondré unas breves pinceladas de qué pasos se deben seguir en el proceso de delegación de tareas y cuáles son los principales beneficios que tiene para la empresa, para el responsable y para el propio empleado.

¿Qué significa delegar?

Delegar supone confiar una tarea a otra persona, sin dejar de asumir la responsabilidad propia. También supone utilizar todo el potencial que tienen los trabajadores para incrementar su rendimiento. El concepto de delegación implica dos mecanismos básicos para su correcta aplicación:

• Autonomía: se debe permitir que el empleado actúe libremente, dentro de unos límites claramente definidos.
• Control: la finalidad de cualquier tarea es el cumplimiento de objetivos y, por tanto, implica control.

Delegar es dar a otra persona poder y responsabilidad para que, actuando libremente dentro de unos límites señalados, consiga los objetivos determinados previamente. Esto implica ceder parte del poder del jefe al empleado, confiar a otra persona el logro de un objetivo y establecer la responsabilidad.

¿Por dónde empezar cuando se delega?

Antes de ejecutar la delegación de tareas, debemos haber realizado un minucioso (esto no significa laborioso, costoso ni lento) análisis de la tarea que se quiere delegar. En este análisis se deberán tener en cuenta los siguientes factores:

1. Elegir la tarea a delegar ¿qué?
2. Asignar el trabajo a otra persona ¿a quién?
3. Transferir la tarea delegada ¿cómo?
4. Controlar la delegación ¿cuánto?
5. Evaluar los resultados ¿cuándo?

¿Qué fases implica para el responsable la delegación de tareas?

Una vez ya hemos realizado el análisis de la tarea a delegar, se debe poner en marcha el proceso de comunicación entre responsable y empleado, para que el empleado entienda perfectamente que la delegación se basa en una muestra de confianza hacia él, además de una participación directa en tareas propias de un responsable que pueden abrirle camino hacia nuevos futuros profesionales. El empleado nunca debe ver la delegación como un “marrón” o “escaqueo” del jefe, que se aprovecha de él y se quita trabajo y responsabilidad de encima. 

En el proceso de delegación, por lo tanto, hay que seguir una serie de etapas que comenzará con una primera etapa basada en el Control sobre la nueva tarea y finalizará con una cuarta basada en la Plena Delegación (recordando que no hay que perder nunca la responsabilidad como jefe sobre la tarea delegada). Antes de llegar a esta cuarta fase, debe haber un par de fases más centradas en la Supervisión y en el Asesoramiento, dejando cada vez más autonomía sobre el empleado, que habrá comenzado a ser más experto en la nueva actividad.

¿Cuáles son los beneficios que trae consigo la delegación de tareas?

El beneficio de la delegación de tareas no sólo aplica sobre el binomio jefe-empleado, sino que también la empresa obtiene beneficio cuando el proceso se realiza de manera correcta:

- Para el responsable:

• Dispone de más tiempo para cumplir con sus otras obligaciones como jefe.
• Le permite centrarse en temas más prioritarios y urgentes.
• Le da la oportunidad de evaluar las capacidades de los empleados en determinadas tareas delegadas.
• Ayuda a crear en el equipo un clima motivador en base a dar participación y confianza.

- Para el empleado:

• Proporciona un sentido de responsabilidad.
• Proporciona nuevos retos en el trabajo.
• Aumenta la confianza, orgullo y autoestima al conseguir los objetivos y las tareas marcados.
• Aumenta la satisfacción laboral.

- Para la empresa:

• Proporciona un modelo para los empleados y equipo que se podrá mantener en el tiempo, formar parte de su cultura y sólo requerirá un mantenimiento periódico, que ajuste el modelo a la nueva realidad y a las circunstancias concretas que puedan acontecer.
• Aumenta la productividad, al estar las tareas más personalizadas y poder dedicar cada cual más esfuerzos en cada una de ellas.
• Aumenta el interés por la gente en aceptar futuros retos.
• El equipo humano se siente más partícipe, realizado e involucrado, lo que hace que la marca empresarial esté más alineada con las grandes empresas adaptadas a la filosofía laboral del siglo XXI.

No cabe duda que nos encontramos ante un panorama en el que delegar tareas ya no es una opción si queremos seguir cumpliendo con nuestra actividad profesional de una manera eficiente y con criterios de calidad. La confianza en el equipo, la formación en habilidades directivas y una buena comunicación, entre otras, son clave para realizar este punto que hoy nos ocupa de manera satisfactoria.

SEPTIEMBRE: Lo que la Oveja nos recuerda sobre la Polivalencia

Si de algo ya estábamos convencidos en los últimos años era que en las empresas, como en la vida misma, las “personas para todo” estaban ganando protagonismo e interés debido a los tiempos convulsos y cambiantes en los que vivimos. Ahora, en plena pandemia del Covid19, la convulsión y el cambio se han multiplicado exponencialmente, tanto en rapidez como en dureza de impacto. Es por ello, que nos hemos visto más obligados que nunca a cambiar de un día a otro nuestras formas rutinarias de hacer, sin dejarnos opción a experimentar un cambio paulatino, poco a poco, a un ritmo sin prisa, pero sin pausa. Este mes dedicaré el espacio de “Nosotros: las personas” a hablar de la polivalencia.

Para seguir con nuestra temática animal del 2020 en este blog, la analogía de la polivalencia la haré con uno de los animales más polivalentes que tenemos desde el punto de vista del beneficio humano: la Oveja.

La oveja es un mamífero rumiante doméstico usado como ganado en prácticamente casi todo el mundo y durante todos los tiempos pasados. Generalmente, poseen pelo rizado que puede ser blanco o en diferentes tonos marrones y que recibe el nombre de lana. Según la raza, tienen unos cuernos laterales en forma de espiral. Las hembras suelen pesar entre 45 y 100kg, mientras que los machos pueden llegar hasta los 160kg. Tienen pupilas horizontales con un amplio grado de visión periférica, pudiendo ver incluso detrás de ellas sin necesidad de girar la cabeza. Son animales exclusivamente herbívoros que no defienden territorios y tienen una inclinación natural de seguir siempre a un líder, por lo que se convirtieron fácilmente en una de las primeras especies de ganado en ser domesticadas, además de por su instinto de permanecer estrechamente agrupadas. Utilizan el balido como forma de comunicación, básicamente entre la madre y sus corderos, aunque en ocasiones también para expresar angustia, frustración o impaciencia. Un rebaño de ovejas suele ser fecundado por un solo macho, que habrá luchado con otros carneros durante el periodo anterior al celo para establecer su dominio. La gestación dura 5 meses y suelen nacer uno o dos corderos. Su esperanza de vida está entre los 10 y 12 años, aunque algunas pueden vivir hasta 20. Las ovejas son una parte importante de la economía agrícola mundial, fundamentalmente por su lana, su carne y su leche.

Como observamos, la oveja nos proporciona lana, carne y leche y es por ello que la utilizo como analogía para explicar la polivalencia, pues es un animal que en cierto modo ha servido y sirve para el beneficio de todos los humanos. Una persona intolerante a la lactosa, por ejemplo, no podrá beneficiarse de la leche y productos lácteos que se obtienen de la oveja, pero probablemente podrá comer su carne. Una persona vegetariana, seguramente no quiera probar su carne, pero podrá beneficiarse del calor que proporciona su lana. En función de las necesidades de cada uno, en función de las necesidades de cada situación o de cada momento, la oveja podrá aportar su granito de arena para cubrirlas.

La sociedad cambiante de los últimos años a ritmos acelerados y la actual situación paralizante y a la vez cambiante ocasionada por el coronavirus nos hace valorar más que nunca los perfiles polivalentes, los resilientes, los que podrán ofrecer su talento y sus habilidades para las necesidades que se presentan, probablemente muy diferentes a las que había tan solo unos meses atrás o las que pueda haber de aquí a unos meses. El personal sanitario y asistencial y su nuevo rol en la psicología, el empresario y su nuevo rol en la prevención de la salud, el personal docente y su nuevo rol en la formación a distancia, los padres y su nuevo rol mixto y solapado doméstico-laboral-educativo, las empresas de sectores dispares y su nuevo rol de reinventarse en la producción de material sanitario… y así podríamos hacer un gran listado de personas que han visto alterado su modus operandi normal, el cual ha sido sustituido por un modus novedoso, reactivo y acelerado, sin el que el perfil polivalente que se poseyera intrínsecamente no hubiera sido posible.

Desde un punto de vista de los recursos humanos, ámbito al que como bien sabéis me dedico profesionalmente, estoy convencido que la interpretación de los currículums vitaes sufrirá a partir de ahora un nuevo giro en las empresas. Las conocidas como soft skills vuelven a tomar protagonismo frente a la formación y los títulos académicos, que sin dejar de ser importantes, se verán claramente complementados por la adaptabilidad a los cambios, la polivalencia, la capacidad resolutiva, el trabajo en equipo, la creatividad… Decir “yo soy licenciado en enfermería” o decir “yo estuve trabajando en plena pandemia en un hospital” se interpretarán de formas muy diferentes. Decir “yo soy licenciado en empresariales” o decir “yo estuve liderando un equipo a distancia con quien conseguimos salir prácticamente ilesos e incluso reforzados de la crisis del Covid” se leerá también de manera muy distinta.

CUANDO SE ES POLIVALENTE EL RESULTADO DE TU TRABAJO PARECE FRUTO DE UN EQUIPO, ¡ESTO SÍ ES EFICIENCIA! (Almir Silva)

En definitiva, tenemos que pensar que esta situación, esta crisis, no deja de ser una oportunidad a futuro en la que sacrificaremos, pero de cuyo sacrificio debemos extraer el aprendizaje necesario para aprovecharnos de tiempos venideros más gloriosos. Ahora ha llegado la hambruna, ahora necesitamos la carne y la leche de la oveja, pero quizás cuando la hambruna haya pasado y tengamos otros alimentos que escoger, seguiremos necesitando a la oveja, porque también nos ofrecerá la lana con la que abrigarnos en invierno o con la que vestir nuestras mejores prendas para salir tranquilamente a pasear por las calles de nuestra ciudad directos al restaurante donde nos esperan todos nuestros amigos con quienes festejar el fin de esta pesadilla.

Otros artículos relacionados con la "Polivalencia":

- Jennifer López, una estrella polivalente

- Todos somos canela

- La ilusión puede marcar la diferencia en un proceso de selección

MARZO: Jennifer López, una estrella polivalente

Mi experiencia en el mundo de los recursos humanos, más en concreto en el ámbito del headhunting, me ha permitido vivir durante estos últimos años una evolución en el paradigma de la selección y retención del talento para las organizaciones. Son muchos los aspectos que han hecho y están haciendo posible este cambio de paradigma, pero si me tuviera que centrar en uno, éste sería sin duda la búsqueda de la polivalencia funcional en las personas que quiero en mi organización.

Antes de entrar a desarrollar esta evidencia, sobre la que expresaré mi opinión, quisiera presentaros al personaje del mes que pongo como ejemplo de una marca personal polivalente (llamémosle polifacética en el mundo artístico): Jennifer López.

Jennifer Lynn López o simplemente J. Lo es una actriz, cantante, bailarina, compositora, productora discográfica, diseñadora de moda, empresaria, productora de televisión, coreógrafa y perfumista (¿se puede ser algo más?) nacida en el barrio de El Bronx de Nueva York en 1969.

Durante los años 90, J. Lo alcanzó la fama que ni ella ni sus padres, de origen puertorriqueño, hubieran llegado jamás a imaginar. Con un humilde papel secundario en ‘My Little Girl’, en 1991 obtuvo su primer empleo como bailarina. En 1993 decidió dedicarse a la actuación, obteniendo 4 años después su papel protagonista en la película ‘Selena’ y convirtiéndose en la primera hispana en ganar 1 millón de dólares. En 2001, tras lanzar su segundo álbum musical ‘J.Lo’, se convirtió en la primera persona en tener el puesto número 1 en el cine con la película ‘The Wedding Planner’ y en su álbum en la misma semana, Récord Guiness que hasta la fecha mantiene.

En 2001 fundó una compañía de producción de televisión y cine ‘Nuyorican’ y en 2002 abrió su primer restaurante en Cuba llamado ‘Madre’s’. En 2003 lanzó su propia línea de ropa ‘JLO by Jennifer López’ así como su perfume ‘Still’. En la actualidad, Jennifer López ha vendido más de 80 millones de discos en el mundo y acumula más de 3 billones de dólares en taquilla mundial con todas sus películas.

Hubiera sido totalmente admirable que J. Lo hubiera centrado su carrera profesional en el cine, en la música o en el diseño de perfumes, pero el haber tenido diferentes facetas, habilidad y capacidad para triunfar en diferentes terrenos, le han hecho ser mucho más exitosa en su trayectoria.

Volviendo al inicio, en el que hablaba de un cambio de paradigma en la valoración de los perfiles profesionales, decir que el paradigma anterior valoraba la especialización, la profesionalidad en una tarea, en una función específica en el entramado profesional del sector o empresa para la que trabajabas. “Yo soy vendedor/a de complementos de caballero”; “yo trabajo como cajero/a de supermercado”; “soy defensa en el equipo de fútbol”… afirmaciones que también llevaban implícitas aspectos excluyentes “lo siento, pero no puedo atenderle en esta sección de complementos de señora, mejor pregunte a otro/a compañero/a”; “busque a un/a reponedor/a si quiere saber dónde están las conservas, yo trabajo en caja y desconozco la ubicación del producto”; “no, no yo no puedo jugar de centrocampista, mi función no es esa”.

Está claro que la especialización en una tarea es importante y hay empleos en los que es prácticamente necesario. Pero hoy en día, que las plantillas están más ajustadas, que el mercado laboral está cambiando y es menos constante, más impredecible y hace que el/la empresario/a tenga que hacer números para que el negocio salga rentable, la polivalencia funcional es un valor añadido a la hora de seleccionar el mejor talento.

La realidad de cualquier negocio poco ha cambiado en cuanto a las tareas que se en él se realizan. Sí ha habido un cambio sustancial en el cómo se realizan, pues el mercado laboral y las empresas que forman parte han tenido que adaptarse a nuevos tiempos, nuevas tecnologías y nuevas formas de consumo. Otra realidad, que no se puede obviar, es la reducción de la mano de obra en cualquier organización, una evolución hacia organizaciones menos piramidales y donde se ha hecho necesaria la polivalencia entre los empleados para cubrir las mismas tareas que antes realizaban un número mayor de trabajadores.

Ya no vale el “lo siento, pero no es mi departamento”. El cliente, ante esa respuesta se queja o decide irse directamente a la competencia. Por ello, es importante que los empleados seamos personas que, aun estando especializados en una materia, seamos capaces de resolver con atino ciertas circunstancias que se puedan plantearnos en nuestro día a día. 

En este punto ya sólo queda resaltar algunos aspectos como son las ganas de aprender, la valentía de afrontar nuevos retos, la visión global del negocio y las posibilidades que la empresa debe brindarte para darte la formación necesaria para asimilar otras tareas que, tiempo atrás, no hubieran sido de tu incumbencia. Lo importante, y siempre lo digo, es el valor de uno mismo para ser capaz de salir de su zona de confort y no anclarse ni conformarse con lo que es, para seguir mejorando cada día. Como dice J. Lo…

"Lifes too short to live the same day twice”

Otros artículos relacionados con la "polivalencia":

- Cuba, la cuna de la 'Problem Solving People'

- Todos somos canela

- La ilusión puede marcar la diferencia en un proceso de selección