Delegar tareas: ¿cuestión de saber o de querer?

Llevamos ya algo más de una década, desde la crisis financiera del 2008, en la que el cinturón aprieta a la mayoría de los sectores empresariales, todavía este apretón es más fuerte si tenemos en cuenta este último año en el que la pandemia, con la nueva crisis derivada de ella, deja prácticamente este cinturón sin orificios para anclar de nuevo la hebilla.

Desde entonces, las empresas ya están acostumbradas a trabajar con plantillas superreducidas y los empleados, a trabajar de manera polivalente. Todo ello hace destacar la habilidad “visión global” como una de las más interesantes en el equipo humano de las organizaciones.

La actividad se tiene que seguir llevando al día con nuevas tareas y procesos, muchos cambios y, cada vez, una legislación más exigente. En definitiva, muchas más tareas con menos personal. Y esto es lo que hace necesaria la capacidad de saber delegar tareas cuando gestionamos equipos.

Pero: ¿sabemos delegar?, ¿resulta tan fácil como parece?, es más, ¿queremos delegar?. Lo cierto es que, en general, el correcto proceso de delegación de tareas no ha sido una práctica muy habitual en las empresas, aunque poco a poco no queda otra. Esta resistencia a la hora de delegar tareas se debe, principalmente, a estos motivos:

• Falta de conocimiento y formación de cómo hacerlo
• Falta de confianza en las personas del equipo a quienes podríamos delegar
• Creencia de que delegar tareas nos quita poder
• Sensación de pérdida de control

Aunque podríamos dedicar un libro a hablar de cada uno de estos motivos y también de cómo llevar a cabo la delegación de tareas de una forma correcta y eficiente, a continuación, expondré unas breves pinceladas de qué pasos se deben seguir en el proceso de delegación de tareas y cuáles son los principales beneficios que tiene para la empresa, para el responsable y para el propio empleado.

¿Qué significa delegar?

Delegar supone confiar una tarea a otra persona, sin dejar de asumir la responsabilidad propia. También supone utilizar todo el potencial que tienen los trabajadores para incrementar su rendimiento. El concepto de delegación implica dos mecanismos básicos para su correcta aplicación:

• Autonomía: se debe permitir que el empleado actúe libremente, dentro de unos límites claramente definidos.
• Control: la finalidad de cualquier tarea es el cumplimiento de objetivos y, por tanto, implica control.

Delegar es dar a otra persona poder y responsabilidad para que, actuando libremente dentro de unos límites señalados, consiga los objetivos determinados previamente. Esto implica ceder parte del poder del jefe al empleado, confiar a otra persona el logro de un objetivo y establecer la responsabilidad.

¿Por dónde empezar cuando se delega?

Antes de ejecutar la delegación de tareas, debemos haber realizado un minucioso (esto no significa laborioso, costoso ni lento) análisis de la tarea que se quiere delegar. En este análisis se deberán tener en cuenta los siguientes factores:

1. Elegir la tarea a delegar ¿qué?
2. Asignar el trabajo a otra persona ¿a quién?
3. Transferir la tarea delegada ¿cómo?
4. Controlar la delegación ¿cuánto?
5. Evaluar los resultados ¿cuándo?

¿Qué fases implica para el responsable la delegación de tareas?

Una vez ya hemos realizado el análisis de la tarea a delegar, se debe poner en marcha el proceso de comunicación entre responsable y empleado, para que el empleado entienda perfectamente que la delegación se basa en una muestra de confianza hacia él, además de una participación directa en tareas propias de un responsable que pueden abrirle camino hacia nuevos futuros profesionales. El empleado nunca debe ver la delegación como un “marrón” o “escaqueo” del jefe, que se aprovecha de él y se quita trabajo y responsabilidad de encima. 

En el proceso de delegación, por lo tanto, hay que seguir una serie de etapas que comenzará con una primera etapa basada en el Control sobre la nueva tarea y finalizará con una cuarta basada en la Plena Delegación (recordando que no hay que perder nunca la responsabilidad como jefe sobre la tarea delegada). Antes de llegar a esta cuarta fase, debe haber un par de fases más centradas en la Supervisión y en el Asesoramiento, dejando cada vez más autonomía sobre el empleado, que habrá comenzado a ser más experto en la nueva actividad.

¿Cuáles son los beneficios que trae consigo la delegación de tareas?

El beneficio de la delegación de tareas no sólo aplica sobre el binomio jefe-empleado, sino que también la empresa obtiene beneficio cuando el proceso se realiza de manera correcta:

- Para el responsable:

• Dispone de más tiempo para cumplir con sus otras obligaciones como jefe.
• Le permite centrarse en temas más prioritarios y urgentes.
• Le da la oportunidad de evaluar las capacidades de los empleados en determinadas tareas delegadas.
• Ayuda a crear en el equipo un clima motivador en base a dar participación y confianza.

- Para el empleado:

• Proporciona un sentido de responsabilidad.
• Proporciona nuevos retos en el trabajo.
• Aumenta la confianza, orgullo y autoestima al conseguir los objetivos y las tareas marcados.
• Aumenta la satisfacción laboral.

- Para la empresa:

• Proporciona un modelo para los empleados y equipo que se podrá mantener en el tiempo, formar parte de su cultura y sólo requerirá un mantenimiento periódico, que ajuste el modelo a la nueva realidad y a las circunstancias concretas que puedan acontecer.
• Aumenta la productividad, al estar las tareas más personalizadas y poder dedicar cada cual más esfuerzos en cada una de ellas.
• Aumenta el interés por la gente en aceptar futuros retos.
• El equipo humano se siente más partícipe, realizado e involucrado, lo que hace que la marca empresarial esté más alineada con las grandes empresas adaptadas a la filosofía laboral del siglo XXI.

No cabe duda que nos encontramos ante un panorama en el que delegar tareas ya no es una opción si queremos seguir cumpliendo con nuestra actividad profesional de una manera eficiente y con criterios de calidad. La confianza en el equipo, la formación en habilidades directivas y una buena comunicación, entre otras, son clave para realizar este punto que hoy nos ocupa de manera satisfactoria.

La escuela debería ser sólo el comienzo

Cuántas veces habremos visto a los más pequeños de la casa reír, disfrutar, gritar, ajenos a todo lo negativo que existe, y habremos pensado aquello de “qué feliz nos hace la ignorancia, qué bella es la inocencia y ojalá volviera a ser un niño”. Pero la vida empieza y sigue un camino directo hacia su final sin darnos una sola oportunidad de volver a ser quiénes fuimos en el pasado.

Llega un momento, muy temprano, en el que ese niño comienza a conocer la disciplina, comienza a darse cuenta de que existen obligaciones, de que tiene que ir a la escuela, hacer caso a alguien que dice llamarse profesor/a y que le comienza a pedir que haga ciertas tareas durante ese tiempo que había sido exclusivamente suyo, en casa, con sus juguetes y sus historias.

Y es que el proceso de aprendizaje y desarrollo de todos nosotros empieza así, pero la escuela debería ser sólo el comienzo de un proceso de aprendizaje que tendría que acompañarnos durante el resto de nuestros días. Aunque pueda parecer que llega un momento en el que esto termina, al finalizar la educación obligatoria, al finalizar el bachillerato o los estudios universitarios, en realidad, no es así. Pero sí es cierto que esa obligación comienza a decantarse hacia nuestra responsabilidad y decisión, teniendo la opción de dejar los estudios y dedicarnos plenamente a un trabajo en el cual si no seguimos aprendiendo nos veremos estancados por el resto de nuestros días de vida profesional, o bien tomando el camino del autoaprendizaje y de seguir formándonos para poder ser diariamente un poco mejor y poder ir consiguiendo objetivos que nos hagan ser más profesionales día tras día.

Esta segunda opción, requiere autodisciplina, mucha dedicación y motivación que nos permitirán tener más confianza y seguridad en nosotros mismos. Cada vez que decidamos emprender un nuevo aprendizaje, deberemos ir pasando por una serie de etapas de desarrollo que nos harán recordar ese proceso de aprendizaje en el que comenzamos a saber que el 2 iba detrás del 1 y acabamos por resolver ecuaciones matemáticas.

Así, en el desempeño de cualquier tarea en nuestros estudios y en nuestros puestos de trabajo, todos pasamos por una serie de etapas que nos llevan desde ser meros principiantes a ser expertos en la tarea. ¿Cuáles son estas etapas de desarrollo?

1. Principiante Motivado: estamos ilusionados por la tarea, pero no disponemos todavía de habilidades para llevarlas a cabo. Por ejemplo, cuando decidimos apuntarnos a la autoescuela para aprender a conducir lo hacemos con ganas y estamos motivados.
2. Aprendiz Desilusionado: nos empezamos a dar cuenta que hay cierta complejidad en la tarea, que podemos tener alguna habilidad, pero que no son suficientes para ser totalmente autónomos.
3. Cuasi Profesional: hemos mejorado en nuestras habilidades, por lo que nuestra motivación ha comenzado a ascender de nuevo, pero nos falta seguridad y confianza.
4. Experto Profesional: nuestras habilidades ya son excelentes, nos encontramos altamente motivados y ya somos autónomos en la actividad, la cual comienza a automatizarse y requiere cada vez menos esfuerzo e implicación.

En resumen, el Desarrollo es la suma de Competencia y Dedicación que aportamos a una determinada tarea. En función de estas dos variables todos pasaremos por estas cuatro etapas hasta conseguir ser expertos. La rapidez en la que cerremos este ciclo de etapas va a depender, entre otros factores, de nuestra Motivación y nuestra Autodisciplina, basadas en la ambición por ser mejores y alcanzar objetivos cada vez más sofisticados.

La inteligencia emocional en el liderazgo

Cuando imparto un curso de liderazgo, el primer debate teórico que suelo abrir se centra en encontrar las diferencias clave entre lo que significa “ser un/a jefe” y “ser un/a líder”. Por ello, en este artículo, comienzo del mismo modo para poder enmarcar el análisis de la inteligencia emocional del líder.

La jefatura es una posición jerárquica dentro del organigrama de la empresa que administra y mantiene a un equipo de trabajo. El cargo que asume el jefe es una réplica de aquellos a quienes tuvo como referente en el pasado (a veces una copia de la versión que suma y, por desgracia, en otras ocasiones, una copia de la versión negativa). El jefe se concentra en procesos y su principal arma es el control, el orden de tareas y la visión cortoplacista. El liderazgo, sin embargo, puede estar o no dibujado en el organigrama como una figura con mando, pero lo asume sin duda una persona que innova, desarrolla y trabaja mano a mano como uno más en el equipo al que lidera. El líder se concentra en las personas, inspira confianza, sabe delegar y su visión es a largo plazo.

Partiendo, ahora sí, de esta definición y hablando concretamente de la Inteligencia Emocional, tomaremos como punto de inicio la premisa de que si queremos compromiso, necesitaremos personas que ilusionen, y esto sólo lo hacen los líderes.

Para saber ilusionar a otros, primero tenemos que ser capaces de estar ilusionados nosotros mismos. Para saber gestionar las emociones de los demás, primero tendremos que saber gestionar las propias. Por ello, si el jefe quiere ser líder tendrá que dedicar mucho tiempo a conocerse a sí mismo, a analizar sus puntos fuertes y sus carencias con las que dedicarles el tiempo necesario para llegar a controlarlas y mejorarlas.

El liderazgo emocional trabaja en estas dos direcciones: primero en la de autocontrol y, después, en la de soporte al control emocional de los demás. Además, de saber utilizar un tratamiento individualizado para cada miembro del equipo sin perder nunca de vista la estrategia global de la actividad que se está llevando a cabo.

Con esto, podemos afirmar que el liderazgo es inteligencia emocional en más de un 80%. Es evidente, por lo tanto, la importancia que tiene saber colocar en los puestos estratégicos de una organización a personas que cumplan esta afirmación o, al menos, que sean moldeables para que, con formación y apoyo, consigan ser personas inteligentes emocionalmente hablando. No interesa una organización cuya estructura jerárquica esté basada en nombramientos por venta, antigüedad o amiguismo, sino una estructura de mandos que además de jefes sean líderes.

Personas con ilusión y pasión por lo que hacen, proactivas y que sepan adelantarse a los acontecimientos, que sepan comunicar (sobre todo escuchar), que tengan iniciativa, sentido de la justicia y la equidad, compromiso y facilidad por delegar y, muy importante, sentido del humor, serán buenos y buenas candidatas para ocupar puestos de mandos en cualquier estructura organizativa.