Delegar tareas: ¿cuestión de saber o de querer?

Llevamos ya algo más de una década, desde la crisis financiera del 2008, en la que el cinturón aprieta a la mayoría de los sectores empresariales, todavía este apretón es más fuerte si tenemos en cuenta este último año en el que la pandemia, con la nueva crisis derivada de ella, deja prácticamente este cinturón sin orificios para anclar de nuevo la hebilla.

Desde entonces, las empresas ya están acostumbradas a trabajar con plantillas superreducidas y los empleados, a trabajar de manera polivalente. Todo ello hace destacar la habilidad “visión global” como una de las más interesantes en el equipo humano de las organizaciones.

La actividad se tiene que seguir llevando al día con nuevas tareas y procesos, muchos cambios y, cada vez, una legislación más exigente. En definitiva, muchas más tareas con menos personal. Y esto es lo que hace necesaria la capacidad de saber delegar tareas cuando gestionamos equipos.

Pero: ¿sabemos delegar?, ¿resulta tan fácil como parece?, es más, ¿queremos delegar?. Lo cierto es que, en general, el correcto proceso de delegación de tareas no ha sido una práctica muy habitual en las empresas, aunque poco a poco no queda otra. Esta resistencia a la hora de delegar tareas se debe, principalmente, a estos motivos:

• Falta de conocimiento y formación de cómo hacerlo
• Falta de confianza en las personas del equipo a quienes podríamos delegar
• Creencia de que delegar tareas nos quita poder
• Sensación de pérdida de control

Aunque podríamos dedicar un libro a hablar de cada uno de estos motivos y también de cómo llevar a cabo la delegación de tareas de una forma correcta y eficiente, a continuación, expondré unas breves pinceladas de qué pasos se deben seguir en el proceso de delegación de tareas y cuáles son los principales beneficios que tiene para la empresa, para el responsable y para el propio empleado.

¿Qué significa delegar?

Delegar supone confiar una tarea a otra persona, sin dejar de asumir la responsabilidad propia. También supone utilizar todo el potencial que tienen los trabajadores para incrementar su rendimiento. El concepto de delegación implica dos mecanismos básicos para su correcta aplicación:

• Autonomía: se debe permitir que el empleado actúe libremente, dentro de unos límites claramente definidos.
• Control: la finalidad de cualquier tarea es el cumplimiento de objetivos y, por tanto, implica control.

Delegar es dar a otra persona poder y responsabilidad para que, actuando libremente dentro de unos límites señalados, consiga los objetivos determinados previamente. Esto implica ceder parte del poder del jefe al empleado, confiar a otra persona el logro de un objetivo y establecer la responsabilidad.

¿Por dónde empezar cuando se delega?

Antes de ejecutar la delegación de tareas, debemos haber realizado un minucioso (esto no significa laborioso, costoso ni lento) análisis de la tarea que se quiere delegar. En este análisis se deberán tener en cuenta los siguientes factores:

1. Elegir la tarea a delegar ¿qué?
2. Asignar el trabajo a otra persona ¿a quién?
3. Transferir la tarea delegada ¿cómo?
4. Controlar la delegación ¿cuánto?
5. Evaluar los resultados ¿cuándo?

¿Qué fases implica para el responsable la delegación de tareas?

Una vez ya hemos realizado el análisis de la tarea a delegar, se debe poner en marcha el proceso de comunicación entre responsable y empleado, para que el empleado entienda perfectamente que la delegación se basa en una muestra de confianza hacia él, además de una participación directa en tareas propias de un responsable que pueden abrirle camino hacia nuevos futuros profesionales. El empleado nunca debe ver la delegación como un “marrón” o “escaqueo” del jefe, que se aprovecha de él y se quita trabajo y responsabilidad de encima. 

En el proceso de delegación, por lo tanto, hay que seguir una serie de etapas que comenzará con una primera etapa basada en el Control sobre la nueva tarea y finalizará con una cuarta basada en la Plena Delegación (recordando que no hay que perder nunca la responsabilidad como jefe sobre la tarea delegada). Antes de llegar a esta cuarta fase, debe haber un par de fases más centradas en la Supervisión y en el Asesoramiento, dejando cada vez más autonomía sobre el empleado, que habrá comenzado a ser más experto en la nueva actividad.

¿Cuáles son los beneficios que trae consigo la delegación de tareas?

El beneficio de la delegación de tareas no sólo aplica sobre el binomio jefe-empleado, sino que también la empresa obtiene beneficio cuando el proceso se realiza de manera correcta:

- Para el responsable:

• Dispone de más tiempo para cumplir con sus otras obligaciones como jefe.
• Le permite centrarse en temas más prioritarios y urgentes.
• Le da la oportunidad de evaluar las capacidades de los empleados en determinadas tareas delegadas.
• Ayuda a crear en el equipo un clima motivador en base a dar participación y confianza.

- Para el empleado:

• Proporciona un sentido de responsabilidad.
• Proporciona nuevos retos en el trabajo.
• Aumenta la confianza, orgullo y autoestima al conseguir los objetivos y las tareas marcados.
• Aumenta la satisfacción laboral.

- Para la empresa:

• Proporciona un modelo para los empleados y equipo que se podrá mantener en el tiempo, formar parte de su cultura y sólo requerirá un mantenimiento periódico, que ajuste el modelo a la nueva realidad y a las circunstancias concretas que puedan acontecer.
• Aumenta la productividad, al estar las tareas más personalizadas y poder dedicar cada cual más esfuerzos en cada una de ellas.
• Aumenta el interés por la gente en aceptar futuros retos.
• El equipo humano se siente más partícipe, realizado e involucrado, lo que hace que la marca empresarial esté más alineada con las grandes empresas adaptadas a la filosofía laboral del siglo XXI.

No cabe duda que nos encontramos ante un panorama en el que delegar tareas ya no es una opción si queremos seguir cumpliendo con nuestra actividad profesional de una manera eficiente y con criterios de calidad. La confianza en el equipo, la formación en habilidades directivas y una buena comunicación, entre otras, son clave para realizar este punto que hoy nos ocupa de manera satisfactoria.