Llevamos ya algo más de una
década, desde la crisis financiera del 2008, en la que el cinturón aprieta a la
mayoría de los sectores empresariales, todavía este apretón es más fuerte si tenemos en cuenta este último
año en el que la pandemia, con la nueva crisis derivada de ella, deja
prácticamente este cinturón sin orificios para anclar de nuevo la hebilla.
Desde entonces, las empresas
ya están acostumbradas a trabajar con plantillas superreducidas y los
empleados, a trabajar de manera polivalente. Todo ello hace destacar la habilidad
“visión global” como una de las más interesantes en el equipo humano de las
organizaciones.
La actividad se tiene que
seguir llevando al día con nuevas tareas y procesos, muchos cambios y, cada
vez, una legislación más exigente. En definitiva, muchas más tareas con menos
personal. Y esto es lo que hace necesaria la capacidad de saber delegar tareas cuando gestionamos equipos.
Pero: ¿sabemos delegar?,
¿resulta tan fácil como parece?, es más, ¿queremos delegar?. Lo cierto es que,
en general, el correcto proceso de delegación de tareas no ha sido una práctica
muy habitual en las empresas, aunque poco a poco no queda otra. Esta resistencia a la hora de delegar tareas se debe, principalmente, a estos motivos:
- Falta de conocimiento y formación de cómo hacerlo
- Falta de confianza en las personas del equipo a quienes podríamos delegar
- Creencia de que delegar tareas nos quita poder
- Sensación de pérdida de control
Aunque podríamos dedicar un
libro a hablar de cada uno de estos motivos y también de cómo llevar a cabo la
delegación de tareas de una forma correcta y eficiente, a continuación,
expondré unas breves pinceladas de qué pasos se deben seguir en el proceso de
delegación de tareas y cuáles son los principales beneficios que tiene para la
empresa, para el responsable y para el propio empleado.
¿Qué significa delegar?
Delegar supone confiar una
tarea a otra persona, sin dejar de asumir la responsabilidad propia. También
supone utilizar todo el potencial que tienen los trabajadores para incrementar
su rendimiento. El concepto de delegación implica dos mecanismos básicos para
su correcta aplicación:
- Autonomía: se debe permitir que el empleado actúe libremente, dentro de unos límites claramente definidos.
- Control: la finalidad de cualquier tarea es el cumplimiento de objetivos y, por tanto, implica control.
Delegar es dar a otra persona
poder y responsabilidad para que, actuando libremente dentro de unos límites
señalados, consiga los objetivos determinados previamente. Esto implica ceder
parte del poder del jefe al empleado, confiar a otra persona el logro de un
objetivo y establecer la responsabilidad.
¿Por dónde empezar cuando se delega?
Antes de ejecutar la
delegación de tareas, debemos haber realizado un minucioso (esto no significa
laborioso, costoso ni lento) análisis de la tarea que se quiere delegar. En este
análisis se deberán tener en cuenta los siguientes factores:
- Elegir la tarea a delegar ¿qué?
- Asignar el trabajo a otra persona ¿a quién?
- Transferir la tarea delegada ¿cómo?
- Controlar la delegación ¿cuánto?
- Evaluar los resultados ¿cuándo?
¿Qué fases implica para el responsable la delegación de tareas?
Una vez ya hemos realizado el análisis de la tarea a delegar, se debe poner en marcha el proceso de comunicación entre responsable y empleado, para que el empleado entienda perfectamente que la delegación se basa en una muestra de confianza hacia él, además de una participación directa en tareas propias de un responsable que pueden abrirle camino hacia nuevos futuros profesionales. El empleado nunca debe ver la delegación como un “marrón” o “escaqueo” del jefe, que se aprovecha de él y se quita trabajo y responsabilidad de encima.
En el proceso de delegación, por lo
tanto, hay que seguir una serie de etapas que comenzará con una primera etapa
basada en el Control sobre la nueva tarea y finalizará con una cuarta basada en
la Plena Delegación (recordando que no hay que perder nunca la responsabilidad
como jefe sobre la tarea delegada). Antes de llegar a esta cuarta fase, debe
haber un par de fases más centradas en la Supervisión y en el Asesoramiento,
dejando cada vez más autonomía sobre el empleado, que habrá comenzado a ser más
experto en la nueva actividad.
¿Cuáles son los beneficios que
trae consigo la delegación de tareas?
El beneficio de la delegación
de tareas no sólo aplica sobre el binomio jefe-empleado, sino que también la empresa
obtiene beneficio cuando el proceso se realiza de manera correcta:
- Para el responsable:
- Dispone de más tiempo para cumplir con sus otras obligaciones como jefe.
- Le permite centrarse en temas más prioritarios y urgentes.
- Le da la oportunidad de evaluar las capacidades de los empleados en determinadas tareas delegadas.
- Ayuda a crear en el equipo un clima motivador en base a dar participación y confianza.
- Para el empleado:
- Proporciona un sentido de responsabilidad.
- Proporciona nuevos retos en el trabajo.
- Aumenta la confianza, orgullo y autoestima al conseguir los objetivos y las tareas marcados.
- Aumenta la satisfacción laboral.
- Para la empresa:
- Proporciona un modelo para los empleados y equipo que se podrá mantener en el tiempo, formar parte de su cultura y sólo requerirá un mantenimiento periódico, que ajuste el modelo a la nueva realidad y a las circunstancias concretas que puedan acontecer.
- Aumenta la productividad, al estar las tareas más personalizadas y poder dedicar cada cual más esfuerzos en cada una de ellas.
- Aumenta el interés por la gente en aceptar futuros retos.
- El equipo humano se siente más partícipe, realizado e involucrado, lo que hace que la marca empresarial esté más alineada con las grandes empresas adaptadas a la filosofía laboral del siglo XXI.
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