Barreras al cambio en las organizaciones

El éxito de una empresa depende entre otros factores de la capacidad y de la rapidez en desarrollar e implantar proyectos de una forma eficiente y en el momento justo. Llevamos ya unos cuantos años escuchando y admitiendo que todo está cambiando demasiado rápido y que esa velocidad que estamos tomando en nuestro día a día, así como la impaciencia que cada vez más nos contamina y con la que ya prácticamente “nacen” las nuevas generaciones, hacen que la supervivencia de las empresas dependa de los rápido y eficaces que seamos a la hora de ejecutar cualquier acción que se considere.

Antiguamente todo se medía, se valoraba y se tomaba mucho tiempo para llegar a una decisión definitiva, pero el tiempo ahora aprieta y, si entramos en el análisis excesivo de los proyectos, acabaremos llegando tarde y nuestra competencia ya nos llevará unos pasos de ventaja. Equivocarse no es tan problemático siempre y cuando seamos rápidos y ágiles en corregir el error y ponernos manos a la obra para subsanarlo, implementando una acción más exitosa.

Normalmente, las organizaciones están distribuidas por departamentos que reportan directamente a un director general, que es quien debe confiar en que cada área tenga la suficiente autonomía para tomar las riendas de las acciones y de los proyectos que se deben llevar a cabo. La función del CEO es coordinar a estos departamentos, impulsarlos a crear y a trabajar en redes totalmente dependientes los unos de los otros y también el empujarles a tomar decisiones drásticas ante personas o situaciones que también lo son para los intereses de la empresa.

Por su parte, la función de los responsables de los departamentos y de los equipos a quienes coordinan es trabajar en esta rapidez que se nos exige en el mercado laboral, con el fin de ser siempre de los primeros en aportar valor a nuestra compañía interna y externamente.

Sobre el papel y sobre la teoría es muy fácil hablar de lo ideal en el funcionamiento de la organización modelo en la actualidad, pero en la práctica hay diferentes factores y barreras que chocan con los cambios en las empresas, los cuales van por lo general acordes a los cambios que se estén produciendo en la sociedad y en el mercado laboral. Analicemos algunas de estas barreras:

INFLEXIBILIDAD. Para comenzar, las personas deben ser totalmente flexibles y olvidarse del “esto se ha hecho siempre así”, centrándose en el momento presente y adaptando cualquier cambio que se proponga implementar, primero aceptándolo y, seguidamente, creyendo y apostando por él de una manera incondicional.

CHOQUE GENERACIONAL. A esto se añade la dificultad del gap generacional entre diferentes empleados en una misma estructura organizacional, pues claramente vamos a observar una generación más vieja que suele apostar por lo estático y una más joven que quizás abogue por lo dinámico, por lo colaborativo y por todo lo que envuelva a las nuevas tecnologías.

FALTA DE IMPLICACIÓN. Otro de los obstáculos que nos podemos encontrar tiene que ver con la implicación del equipo de trabajo. Éste debe asumir completamente los nuevos procesos, porque van a ser su hilo conductor para el trabajo que va a realizar y por ello debería participar también en la creación y en la toma de decisiones sobre esos procesos y no dejarlos únicamente en manos de los jefes que fueron designados por la empresa. Es posible que todavía los cargos intermedios no estén ocupados por esos perfiles de las generaciones más jóvenes, pero son precisamente ellos quienes tienen mucho que aportar a la creación e implantación de procesos que están en vanguardia.

DES(IN)FORMACIÓN. Sin duda, cuando hablamos de rapidez y eficacia, las habilidades juegan un papel fundamental y, por ello, la formación continua es muy importante para que todos entiendan cuáles son los objetivos y los motivos del constante cambio y de la toma de decisiones, a veces precipitada e incluso aparentemente contradictoria. Sin entender esto probablemente se caiga en la desmotivación y en el detrimento y deterioro del trabajo realizado, al ver que los esfuerzos dedicados han sido en vano. Informar y formar a los empleados de los ejes estratégicos es crucial para que todos remen hacia un mismo objetivo.

DESPLANIFICACIÓN. Finalmente, debemos tener muy claro que existe o debería existir una planificación sobre las acciones que se van a llevar a cabo. Que estas tengan que ser de rápida ejecución no quiere decir que estén desorganizadas ni tomadas a la ligera, sino que debe haber una planificación previa que marque la ruta a seguir para que todos acepten desde un buen inicio que la ruta puede ir tomando diferentes caminos o atajos si la situación lo requiriese.

La relación entre los RRHH y la responsabilidad medioambiental

Cuando pensamos en la función del departamento de Recursos Humanos en la empresa solemos atribuirle tareas relacionadas con la selección, la contratación, la formalización de escritos y permisos, la gestión de nóminas y la formación, pocas más. Pero el departamento de RRHH es un departamento aún más estratégico que todo eso, pues tiene sinergias directas con todos las demás áreas de la empresa, de quienes se nutre y a quienes nutre para crear vínculos indispensables para el buen funcionamiento de la compañía, además de para el cuidado de la imagen y reputación internas y externas. Entre otras cosas, “los de recursos humanos” también cuidamos de la imagen corporativa en materia de concienciación ecológica y medioambiental, tema muy de moda en el ámbito social y político de la mayoría de los países del planeta en la actualidad. 

El departamento de recursos humanos, junto con los de marketing y comunicación, en el caso de que existan dentro de la organización, pueden promover la concienciación y puesta en práctica de la responsabilidad medioambiental a través del outsourcing empresarial, pero también de manera directa e interna sin la necesidad de externalizar servicios. Podemos incidir mediante campañas vinculadas a la venta, en las que hacemos partícipes a clientes y comerciales, también a través de charlas informativas o incluso a través de eventos y formaciones outdoor. Hoy en día el éxito de las empresas se consigue no sólo a través del cumplimiento de márgenes de venta y presupuestos, sino también a través de diferentes políticas internas, como aquellas que van orientadas a la responsabilidad ética y a la promoción de acciones de bien común.

Es muy importante que desde los departamentos de recursos humanos se haga difusión de estas políticas en las que se propongan y dinamicen programas que contribuyan al aprendizaje de buenas prácticas en lo referente al consumo energético y al reciclaje o a la optimización de rutas de transporte para evitar el consumo innecesario de combustible o la promoción del uso del transporte público, por ejemplo. Además de colaborar con otros departamentos como el de marketing para la colocación de contenedores en las zonas comunes que faciliten el reciclaje de residuos, con el departamento de compras para fomentar el aprovisionamiento de papel reciclado, que fomenta el cuidado de los bosques del planeta, o con el departamento de mantenimiento para la instalación de energías renovables que consuman menos, los departamentos de recursos humanos pueden adoptar medidas y políticas que contribuyen directa o indirectamente al cuidado de nuestro planeta: teletrabajo, que permitirá un ahorro energético en las empresas y multitud de desplazamientos en coches de los empleados desde sus casas hasta el lugar de trabajo; flexibilidad horaria, que permitirá aprovechar al máximo las horas de luz natural, etc.

Alineándonos con la problemática medioambiental existente en la actualidad, una vez más, existirá repercusión en todos los ámbitos en los que intervienen las empresas, que además de pensar en el corto y medio plazo, deben incorporar en su visión de futuro la responsabilidad social corporativa que fomente políticas de ayuda altruista basada en valores como la honestidad, la vocación puramente social y el medio ambiente.

La responsabilidad social corporativa es a menudo un concepto bastante desconocido entre los empleados cuando se le alude a él y, de la misma manera que las siglas PRL (prevención de riesgos laborales) ya son bastante conocidas por la amplia mayoría, es momento de que RSC resulte también familiar. Las preocupaciones económicas, sociales y medioambientales en la gestión empresarial deberían pasar de ser imposiciones requeridas por Ley a preocupaciones realmente personales a las que encontrar soluciones mediante el voluntarismo, el altruismo y la ética.

Una Comunicación Interna débil destroza la rentabilidad de la empresa

Los indicadores más importantes para las empresas son aquellos que tienen relación directa con la rentabilidad. Los gerentes, financieros y demás directivos de las empresas se tiran horas analizando la rentabilidad y qué acciones proponer con el fin de que ésta mejore. Pero, en muchas ocasiones, se olvidan de algo que a priori puede parecer secundario y, sin embargo, es crucial para la mejora de los indicadores de rentabilidad. Se trata de la Comunicación Interna.

Invertir tiempo, dinero y esfuerzos en mejorar la CI puede resultar chocante cuando estamos en el frenético día a día de la actividad empresarial, cuando la competencia nos está pisando los talones o cuando ya lo hicieron hace tiempo y ya nos encontramos en un momento de supervivencia y/o reinvención. Pero la inversión en CI nada tiene que ver con esas primeras palabras que deben venirle a la mente a quienes miran números y estados de rendimientos cuando un lunático departamento de Recursos Humanos dice que lo que realmente necesita la empresa es mejorar en CI.

Por suerte, cada vez más, la alta dirección entiende que cualquier inversión en lo referente a las personas, siempre y cuando se cumplan criterios de proporcionalidad y un claro beneficio y retorno de dicha inversión, va a repercutir positiva y satisfactoriamente en todos esos indicadores que ahora aparecen en rojo en la cuenta de resultados.

La falta de CI en la empresa destroza la rentabilidad... "yo no lo sabía"; "a mi nadie me lo dijo"; "no veía sentido tener que hacerlo ahora"; "no creí que fuera tan importante"; "ya lo he hecho otras veces y nunca sé dónde va a parar mi trabajo"... son comentarios que denotan claramente una falta de CI en la empresa.

Y es que la ausencia de CI genera desinformación y trabajar desinformado provoca que se cometan fallos constantes de manera, probablemente, inconsciente. Además, sin comunicación hay desmotivación y ésta provoca frustración y una bajada en picada de la productividad, lo que provocará a su vez más "tiempo libre" dedicado a despotricar y crear rumorología que en nada ayudará a la empresa ni al clima laboral que en ella se respire.

La CI contribuye a que el personal esté informado sobre los valores, visión y objetivos a corto/medio y largo plazo de la empresa, alineando su rendimiento a la estrategia corporativa. Comunicar no es enviar un mail a "Todo el grupo", ni colgar una información en el tablón de anuncios físico o en la Intranet, tampoco es publicar algo en la web o en la revista y mucho menos explicarlo en una mesa de Dirección sin asegurarse de que ese mensaje fluya después. Comunicar significa compartir, poner ideas en común, encontrar un momento de diálogo para opinar... 

Una mala gestión de la CI en la empresa genera conflictos y dificultades que tardan mucho tiempo en repararse. Por citar sólo algunos ejemplos:

• Desinforma y desalinea de la estrategia corporativa. Las líneas estratégicas no son conocidas y los empleados están desorientados, perdiendo eficacia y efectividad en su desempeño.
• Desmotiva. Poco a poco el personal deja de sentirse parte de la organización, perdiendo el compromiso y dejando de colaborar.
• Alimenta la rumorología. El personal creerá que la cultura de la empresa se basa en la desconfianza y la confidencialidad. La falta de transparencia hará que los empleados supongan y las suposiciones se acabarán convirtiendo en sus propias verdades, que serán difundidas rápidamente entre los demás compañeros de trabajo.
• Desprotege al talento. Tanto al que ya tengamos como al que pretendamos captar. La falta de información, la rumorología y las malas referencias que estaremos generando, harán que el talento prefiera trabajar en otras empresas donde la información fluya de manera constante y transparente.
• Deteriora el clima laboral. Cualquier acción que se lleve a cabo parecerá que ha sido ideada con malicia y secretismo. La negatividad será la manera de recibir dicha acción y la apatía y desidia serán las actitudes que se tomarán a la hora de llevarla a cabo, perjudicando de nuevo la productividad y el clima laboral que se respire.
• Satura la bandeja de entrada. Cuando las personas no tienen claros los canales de comunicación oficiales comienzan a escribir emails en los que suelen poner en copia a todo el que consideran. Sin un sistema jerarquizado o centralizado de responsables de un proyecto determinado, de una campaña o de unas tareas, además de un interlocutor para cierto tipo de asuntos, el mail puede convertirse en una herramienta contraproducente.

La comunicación motiva y la motivación dinamiza, la dinamización produce y la producción permite mejorar la rentabilidad y los beneficios de la empresa y de todos los que en ella trabajan. 

Del limbo a la experticia y de ésta de nuevo al limbo

Durante estas semanas me encuentro impartiendo cursos in company y a todos los grupos participantes, que en esta ocasión son mandos intermedios, les dedico unos minutos para explicarles la importancia de realizar formaciones y la necesidad de ello, independientemente de la experiencia profesional que uno tenga e independientemente, también, de que uno ya haya pasado por varios cursos de formación a lo largo de su carrera profesional.

Quiero compartir con vosotros en este post lo que les explico en estas sesiones. 

Comienzo diciéndoles que el reciclaje formativo no deberíamos verlo como una opción y mucho menos como una obligación, sino que deberíamos verlo como una necesidad y una oportunidad de mejora.

Continúo explicándoles algo que todos ya saben y es que los tiempos en los que vivimos cambian a ritmos vertiginosos. La digitalización, que fue una novedad hace unas décadas, ahora también cambia a un ritmo acelerado. No te ha dado prácticamente tiempo a conocer una herramienta digital ¡que ya ha aparecido otra mucho más actualizada y potente! Las formas de trabajar, las de liderar equipos, las necesidades de las personas a las que estamos liderando, las exigencias de nuestros clientes, las del mercado y las de la sociedad… por no decir la cantidad de imprevistos que nos podemos ir encontrando en el camino, como por ejemplo, la pandemia...

Todo esto hace que, si seguimos trabajando acorde a los estándares de la formación que en su momento recibimos, va a llegar un momento en el que esta manera de trabajar ya no va a ser válida y, por ello, se hace necesario que reciclemos y actualicemos nuestros conocimientos, activando a la vez aquellos que algún día dejamos en el olvido y puliendo ciertas praxis que no son del todo correctas. En definitiva, se hace necesario poner en práctica lo que todos decimos y sabemos que es que ¡siempre podemos mejorar!

Para hacer la explicación más gráfica, les dibujo en el atril un modelo compuesto por dos ejes y cuatro cuadrantes. En el eje horizontal, la inconsciencia y la consciencia; en el vertical, la incompetencia y la competencia.

Antes de entrar al aula de formación, la gran mayoría (por no decir todos) están en el primer cuadrante: el de la inconsciencia y el de la incompetencia. Están todos en el limbo, en el limbo de la felicidad incluso, porque ninguno de ellos es consciente de que son incompetentes. No saben que no saben, y siguen viviendo en un "mundo happy".

Desde el primer instante en el que comienza el instructor a dar nuevos contenidos y se van haciendo conscientes de su ignorancia, es cuando entran en el segundo cuadrante. En un estado de crisis que les hace ser conscientes de su incompetencia.

Pero no hay nada de qué preocuparse en este punto. Siendo conscientes de ello y teniendo la voluntad necesaria por subsanar esta ignorancia, en breve pasarán al tercer cuadrante, el que les va a permitir ser competentes mediante la práctica, durante la cual serán conscientes de cómo tienen que hacer las cosas para lograr el éxito. Atrás habrán dejado el limbo y la crisis; se encuentran ahora en el momento del aprendizaje.

Finalmente, con la práctica, los nuevos hábitos se van a ir automatizando e interiorizando y, con ello, pasarán al cuarto cuadrante, el de la inconsciencia y el de la competencia. Serán inconscientemente competentes y ya no tendrán que estar pensando constantemente en cómo tienen que hacer las cosas, porque las habrán interiorizado y ya las estarán haciendo correctamente. Se han convertido en expertos de la materia.

Ahora llega el momento en que les recuerdo, y vuelvo al principio de la charla, que el hecho de que se conviertan en expertos no quiere decir que lo vayan a ser siempre, pues todos esos cambios acelerados a los que hacía referencia al principio van a hacer que la manera de trabajar que hoy realizan con experticia y de una manera inconsciente, dejará de ser válida en un futuro si no ha habido de nuevo un reciclaje formativo. Siendo así, volverían sin darse apenas cuenta al cuadrante del limbo.

Es mediante este esquema del aprendizaje que les argumento y les explico el porqué es importante la formación continua y os aseguro que consigo abrir los ojos y la mente a más de uno. Principalmente, a los más veteranos, que suelen ser los más escépticos a la formación, arraigados al pensamiento único de “llevo muchos años trabajando en esta empresa y ahora va a venir este jovenzuelo (bueno, ya no tanto!!) a darme lecciones de cómo tengo que trabajar”. Creo que consigo así mi propósito: lograr que aprendan a desaprender para aprender mejor.

Cuando el estrés debe empezarnos a preocupar

¿No tienes la sensación de que los “eneros” siempre son estresantes después de unos días de descanso de Navidad? ¿No tienes la sensación de que la llamada “cuesta de enero” se ve endurecida por una situación de cambio de ritmo continuo en muchos ámbitos? ¿Y no tienes la sensación de que a todo esto se le añade la incertidumbre prácticamente diaria que nos está ocasionando esta pandemia?

Quizás estamos en uno de los momentos más oportunos del año, y probablemente también de la última década, para hablar del estrés. Un estado que nos sobrepasa y sobre el que tenemos que actuar a tiempo para que no se convierta en un mal peor e irreversible.

En este blog hablo de personas, pero también de personas en el mundo laboral. Es por ello, que me centraré especialmente en el estrés laboral, aunque totalmente se puede aplicar a cualquier tipología de estrés en cualquier otro contexto de nuestras vidas.

Las empresas, entendiendo a estas como el conjunto de empleados y empleadas, desde la Dirección hasta los operarios, debemos buscar soluciones a la gestión del estrés para asegurar el trabajo en un entorno sano y saludable. Como decía antes, además de ser un mes oportuno para tratar este tópico, nos encontramos en un momento ideal para poder hacer esta gestión del estrés, ya que estamos todavía en un tiempo de pandemia que puede alargarse mucho más allá de lo esperado y ya que estamos ante un estrés extra debido a toda la incertidumbre que hoy en día nos rodea en todos los ámbitos.

Los cambios en la empresa, que en este contexto se ven además afectados por la incertidumbre sanitaria, social, política, económica…, suelen provocar tensiones que acaban derivando a estrés. Las organizaciones son cada vez más líquidas, es decir, que los roles están cada vez más intercalados, creando más confusión, originando la creación de órdenes contradictorias y generando caos en todos los estamentos de la empresa.

Antes de continuar, se me viene una duda que debiera haber planteado al comienzo. Estamos hablando del estrés, pero ¿tenemos claro qué es el estrés?

Podríamos decir de él que es un estado que nos produce malestar, que viene provocado por algo externo y que es un fenómeno que nos afecta biológica, psicológica y socialmente.

Más allá de esta obviedad, cabe decir que el estrés debe existir siempre en la especie humana, del mismo modo que en los demás animales. Pero debe existir en unos niveles de tolerancia asumibles, ya que se trata de un mecanismo biológico que está diseñado para la supervivencia. Por ello, aunque lo veamos con una connotación negativa, lo cierto es que su origen no lo es, sino que siempre ha existido para asegurarnos la capacidad de supervivencia y adaptación.

Sea cual sea el motivo que nos esté provocando estrés, la realidad es que existe un desequilibrio entre las demandas y nuestros recursos para afrontarlas. Por ello, para afrontar esta situación, tendremos que ser capaces de realizar un esfuerzo de adaptación, de cambio de conducta, de adquisición de una nueva habilidad, de aceptación, de renuncia… al hecho causante, que nos permita rebajar nuestro nivel de estrés.

En este esfuerzo, sin duda, aparecerán las emociones que ayudarán o interrumpirán el proceso de afrontamiento. Si ocurre que el proceso se prolonga en demasía, el malestar continuará provocando el estrés, mientras que si somos capaces de superar ese malestar con creces, éste quedará revertido y lo veremos como una motivación y un nuevo “chute” de energía con el que salimos reforzados de una situación a priori negativa.

Si nos vemos superados y decidimos acudir a la ayuda profesional para mitigar nuestro estado de estrés, el profesional va a poder ayudarnos a reorientar nuestra manera de pensar y actuar, va a ser nuestro coach en este proceso por el que le estamos consultando, pero no va a poder quitarnos el estrés como podría quitarnos una muela. Dependerá en gran medida, por no decir en toda, del cómo nosotros gestionemos las principales fuentes que nos causan el malestar originario del estrés, que en el entorno laboral podría ser: mucho o poco trabajo, poca consideración social del empleo, poco sueldo, inseguridad y precariedad, dificultad para conciliar la vida personal y profesional, etc…

Llegados a este punto y como conclusión, por no alargar más este tema que nos daría para mucho, debemos ser conscientes que tenemos el control de la situación en nuestras manos antes de que el malestar se eternice y dé lugar a estrés, ansiedad, depresión… Es posible cambiar la perspectiva y esto es una elección nuestra, sobre la que evidentemente podremos apoyarnos de otras personas y de profesionales, pero siempre partiendo de la base de que el cambio comienza en uno mismo.