Delegación de tareas y Asertividad: dos habilidades que minimizarán tu estrés

Tanto en la vida profesional como en la personal hay veces que acaparamos más tareas de las que en realidad podemos asumir. En unas ocasiones debido a la desconfianza que se nos genera al pensar que al dejarlas en manos de otro pueda suponer que después tengamos que ir a rehacer el trabajo, habiendo perdido el tiempo. En otras, por el miedo a decir “no”.

La confianza en uno mismo es importante, pero llevada al extremo y pensar que sólo uno es capaz de llevar a cabo una tarea con éxito puede provocarnos situaciones de estrés. Del mismo modo, el ser incapaz de decir un “no” cuando toca puede poner nuestro reloj en contra y no llegar a cumplir con los objetivos que, en gran medida, nosotros mismos nos habíamos comprometido a alcanzar.

La capacidad de delegar tareas y la asertividad pueden ser dos armas que jueguen a nuestro favor para descargarnos de situaciones de estrés que nos sobrepasen.

Te presento estas dos habilidades:

1. Saber delegar:

La predisposición y la implicación a la hora de llevar a cabo las tareas propias y en ocasiones incluso otras que no son de tu competencia directa, pero que crees poder llevar a cabo, pueden volverse en tu contra y transformar tu valía como buen profesional o persona en alguien incapaz de gestionar y lleno de carencias.

¿Conoces la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas?

En ella se dividen las tareas en 4 grupos según su Importancia (referida a si la tarea es crucial para llegar a los objetivos y metas personales/profesionales) y su Urgencia (referida al tiempo, a las consecuencias que se desprenden de que esa tarea no se aborde inmediatamente).

Mira los cuatro cuadrantes en la imagen del artículo. Con ella quizás tengas una ayuda a la hora de saber qué delegar y qué gestionar por ti mismo. Ya sólo te faltará encontrar a la persona adecuada y de confianza en quien delegar.

2. Ser asertivo/a:

La asertividad es más que decir “No”. Una conducta asertiva implica la expresión directa de los propios sentimientos, necesidades, opiniones… sin amenazar o castigar a los demás, pero tampoco sin someterse a las peticiones de otros.

Ser asertivo/a te puede facilitar la comunicación al demostrar que actúas con franqueza y sinceridad ante una situación sobre la que tienes alguna creencia, opinión y capacidad de decidir.

Esta habilidad social, como cualquier otra, puede trabajarse mediante un correcto uso de la mirada, la postura, el tono y el volumen de la voz. De nuevo, la parte emocional con la que se dicen las cosas (ese feelback del que en su momento hablé) tiene un papel fundamental en la comunicación interpersonal.

Llegados a este punto, afirmo que “Saber delegar” y “Saber decir no” son dos habilidades que pueden ayudarte, entre otras cosas, a ser más eficiente y eficaz en el cumplimiento de tus funciones y tareas como profesional y como persona.

Tú ya tienes una marca

Cuando alguien me cuestiona que para qué tener una marca personal mi respuesta siempre es la misma: “tú ya tienes una marca”. Y es que, como ya he mencionado en otros artículos, la marca personal entendida como la huella que dejamos en los demás cuando no estamos presentes la tenemos per se a nuestra existencia. Desde que nacemos o me atrevería a decir que desde el momento en que se sabe que vamos a nacer (porque a una madre estoy seguro que su futuro hijo/a ya le deja una huella) todos tenemos una marca diferencial que, a partir de ese momento, dependerá de nosotros el trabajarla o dejarla en manos de los demás.

Porque es ahí donde está la clave de la cuestión, el trabajo que decidamos, o no, hacer con la marca que tenemos. Todo lo que nos rodea influye sin duda en nuestra marca personal: la familia, el contexto sociocultural, el económico, la época en la que vivimos… del mismo modo que influye lo que es inherente a uno mismo como persona: los rasgos de personalidad, la fisonomía, el estilo en la vestimenta… pero lo que sobre todo va a determinar que nuestra marca sea más o menos potente será el trabajo que de ella decidamos hacer.

Y trabajar una marca personal no significa estar en las redes sociales. Éstas son un medio por donde potenciar nuestro branding, pero no hay que caer en el error de pensar que por estar en el mundo 2.0 ya tenemos trabajada nuestra marca personal. Como su propio nombre indica, la marca personal está asociada a las personas y no a las tecnologías.

La tecnología y las redes sociales son medios que nos ayudan a trabajar y a dar a conocer de una forma rápida quiénes somos. Gracias a Internet podemos llegar en cuestión de segundos a millones de personas que se encuentran a miles de kilómetros de distancia. Pero no debemos olvidar una cosa, y es que la imagen que proyectamos en el mundo online (el virtual) debe ir en consonancia directa con la que tenemos en nuestro mundo offline (el físico). De la misma manera que un producto que se publicita por televisión puede perder toda su fuerza una vez se consume y se comprueba que no es tan fantástico como por la televisión lo contaban, una persona puede generar muchas expectativas que pueden no ser cumplidas si se comprueba que lo que “vendía” en las redes sociales era una farsa o una distorsión de lo que es en realidad.

Es por todo esto que en la elaboración de una marca personal se premiará cualquier contenido que denote sencillez, humildad, cercanía y coherencia. Los contenidos directos, fácilmente entendibles, que transmitan claramente lo que ofrecen y que generen en los demás esas ganas de seguir conociendo más sobre esa persona, asegurarán la permanencia de un rastro o huella positiva que abrirá nuevos horizontes dirigidos a la consecución del objetivo u objetivos que le llevan a trabajar su marca personal.

La empresa en las redes sociales

Hemos hablado de la necesidad, cada vez más imperiosa, por parte de las empresas de incorporar Redes Sociales Internas con las que fomentar la colaboración y participación de los empleados en las decisiones estratégicas y con las que mejorar la comunicación interna en la organización.

Analicemos hoy la también necesidad de sumarse a las nuevas modas de Redes Sociales que ya cuentan con una amplia trayectoria y diversificación social como son Facebook, Twitter y YouTube, entre otras.

Las grandes empresas, y cada vez más también las PYME (pequeña y mediana empresa), están presentes en las redes sociales para posicionarse en la mundología 2.0 y usarla como plataforma de publicidad, marketing, comunicación e interacción con el cliente externo.

Que una empresa sea reacia a sumarse a una red social pública no es de entrada mala señal, porque querrá decir que es consciente de que habrán cambios organizativos y culturales y porque está al corriente de medir el impacto positivo y/o negativo que pueda provocar su presencia en Internet. Bajo mi punto de vista, igual que deberíamos hacer nosotros cuando creamos nuestros perfiles privados, éste debería ser el modus operandi de toda organización antes de lanzarse al mundo de las redes sociales, porque así se asegura el estar escogiendo la plataforma adecuada para su objetivo final. Tanto aquellas empresas que lleven su resistencia al extremo y finalmente no se inmerjan en el mundo virtual como aquellas que se lancen a cualquier red social, sólo por el hecho de estar presente en cuantas más mejor, estarán cometiendo errores que pueden salirles muy caros.

Hay que pensar, por lo tanto, que no todas las redes sociales son iguales y es por ello que no hay que posicionarse en todas ellas (si es que hay que estar en todas, insisto) de la misma manera. La empresa debe analizar qué le ofrece cada una de las redes sociales y qué puede ofrecer ella a los usuarios de las mismas.

Como decía, las redes sociales son públicas y si una empresa se hace visible en ellas debe tener muy presente que tendrá seguidores, pero también detractores. Y tanto a unos como a otros debe saber darles feedback, aceptando las diferentes opiniones y nunca entrar en confrontaciones, sino utilizando los comentarios siempre para mejorar.

Una red social puede servir a la empresa como una excelente vía de comunicación con sus clientes externos, quienes le darán pistas del servicio que de ella reciben, de los productos que se venden y de la opinión que tienen de la marca.

Finalizo este post con dos consejos que creo que debemos tener muy presentes a la hora de trabajar nuestra marca empresarial a través de las redes sociales:

1. Las redes sociales son una herramienta y no un fin, por ello creo que no hay que estar en todas las redes sociales, sino en las que sepamos se encuentra nuestro nicho de mercado y de las que podremos obtener un beneficio.

2. Son gratuitas, pero cuestan tiempo y dedicación. Hay que saber escoger a la persona o personas que van a actuar como Community Manager y van a colaborar activamente en el constante movimiento que diariamente se genera en ellas.

La metástasis de la empresa: el rumor

En uno de mis últimos posts “La escucha activa: clave para una comunicación efectiva” hice mención al rumor, del que decía se origina como consecuencia de la mala comunicación, la interpretación subjetiva y, en ocasiones, la invención.

Aunque así ocurre en cualquier contexto, en el empresarial el rumor surge como consecuencia de la incertidumbre creada entre los empleados, cuando estos no tienen suficiente información de lo que está ocurriendo y tratan de encontrar una respuesta para montar el rompecabezas que necesitan entender.

El principal riesgo de pretender interpretar la realidad que a uno le rodea es que voluntaria o involutariamente tratamos de atar cabos o de inventar las posibles uniones entre ellos con el fin de dar sentido a dicha realidad. El resultado no es más que la propagación y creencia cada vez más firme de un rumor que nadie va a verificar ni comprobar que sea o no cierto. ¿Por qué iba a hacerlo si es lo único que le ayuda a dar sentido a algo que antes no tenía?

Si nos fuéramos a investigar la causa inicial de cualquier rumor en la empresa observaríamos que éste aparece en aquel lugar donde la comunicación formal no está siendo bien gestionada, clara ni trasparente. La ansiedad y el miedo que generan ciertas situaciones, en las que además la información no ayuda, son motivos suficientes para que no tarde mucho en aparecer un rumor.

El mundo del rumor no es sencillo de entender. Como en todo, la casuística puede ser variopinta. En ocasiones, el rumor es un fabuloso canal en el que plasmar los sentimientos personales del creador o difusor del chisme sin que nadie tenga que percatarse o entender la existencia de tales sentimientos. El empleado que siente insatisfacción por algún aspecto de la empresa, compañero o jefe puede incluir fácilmente esos sentimientos en el rumor que se haya generado, siempre y cuando encuentre un nexo entre el objeto/sujeto de su inconformismo y el motivo que originó el rumor.

Personalmente creo que el rumor existe siempre en cualquier organización, pero está en nuestras manos, como gestores de comunicación y personas, el que los rumores sean casuales y esporádicos o por el contrario inunden nuestros pasillos y despachos.

Hay que ser conscientes de que el rumor impacta e influye en la organización y en el equipo humano generando desmotivación, mal clima y pérdida de confianza y, aún peor, siendo fácilmente capaz de llegar al cliente externo e hiriendo la reputación de la empresa.

Se buscan maestros en felicidad

A lo largo de la vida son numerosas las fuentes de información y enseñanza con las que nos topamos. Nuestros padres, los maestros, los amigos, los libros, el cine y la televisión forman parte de esa red de inputs que nos permiten el aprendizaje para avanzar en los diferentes aspectos a los que las personas debemos hacer frente.

Pero, ¿quién nos ha enseñado a ser felices?, ¿quién nos ha explicado el camino a seguir para alcanzar la felicidad?. A mi nadie y me atrevería a decir, con muchas posibilidades de acertar al pleno, que tampoco a ninguno de vosotros.

Y es que nadie tiene la solución a la fórmula de la felicidad. Nadie puede ser maestro en felicidad porque ésta adquiere infinidad de definiciones y todas son válidas en función del valor que cada persona le otorgue. Por ello, el único maestro que encontrarás serás tú mismo.

Un niño puede ser feliz, un adulto también, un anciano, una persona con discapacidad, la persona más rica, el más pobre, el que viaja, el que nunca ha salido de su pueblo o ciudad… todos, absolutamente todos, podemos ser felices a nuestra manera. Tan simple como entender esto para saber que nadie puede enseñar a otro a cómo ser feliz.

Las fuentes de información y enseñanza a las que me refería líneas más arriba pueden, como mucho, darnos pautas y consejos que pueden ayudarnos a hacer más claro el camino personal y único hacia la búsqueda de la propia felicidad.

Pero en todo este entresijo de abstracción sí que existe una verdad concreta que nunca deberíamos dejar de tener presente: la felicidad no debemos plantearla como un fin, como un destino, sino que la felicidad debemos saber encontrarla, vivirla y disfrutarla en cada momento que vivimos a diario. ¿Quién te asegura que existe un destino físico o temporal en el que uno va a sentirse feliz?. Pues como la respuesta todos la tenemos más que clara, no cabe duda de que mientras no sepamos poner fecha y lugar a esa pregunta hay que saborear cada instante como si fuera único y sacar la esencia de la felicidad que el mismo contiene.

No busques la felicidad en el futuro, aprende a encontrarla en cada momento presente. El futuro es incierto y nunca sabemos por dónde nos va a llevar. Si tiene que ser bueno, pues genial, y si tiene que ser menos bueno, pues al menos ya habremos disfrutado cada momento del camino, y eso ya nadie nos lo podrá quitar.

La película "El guerrero pacífico" nos deja un buen mensaje para concluir este artículo: El viaje aporta la felicidad, no el destino.

 

La escucha activa: clave para una comunicación efectiva

Ya se ha dicho en varias ocasiones que la comunicación es algo más complejo que el simple hecho de tener un mínimo de dos personas (emisor y receptor), un canal, un código, un mensaje y un contexto. La comunicación para que sea efectiva requiere además de habilidades como son la empatía, la asertividad, la negociación y la escucha activa. Ésta ocupará hoy el eje de esta nueva publicación.

Muchos de los problemas de comunicación que existen hoy día parten de la base de que no se sabe escuchar. En ocasiones, se está más pendiente de lo que se va a decir a continuación que del mensaje que el otro está diciendo.

Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al oír, porque cuando escuchamos activamente estamos poniendo en marcha mecanismos de interpretación del mensaje en función del contenido, de la forma, del contexto, de la persona que lo está emitiendo, etc. Por lo tanto, la escucha activa se relaciona directa y necesariamente con la empatía, ya que se trata de escuchar no sólo lo que se está diciendo sino también los sentimientos, las ideas y los pensamientos que subyacen en el mensaje.

Las distracciones, las interrupciones, la falta de atención y los prejuicios hacia quien habla son, entre otros, obstáculos a la hora de escuchar activamente y de llegar a que la comunicación sea efectiva.

Me viene ahora a la mente la dinámica del famoso juego del teléfono estropeado. Para quienes no lo conocéis se trata de un juego infantil en el que se observa cómo un mensaje se va distorsionando a medida que se transmite de persona a persona. Los participantes se alinean y susurran en el oído del compañero siguiente el mensaje que le acaba de susurrar el compañero anterior. La principal regla del juego es que no se puede repetir este mensaje aunque haya sido prácticamente inaudible. Los obstáculos comunicativos que hayan acontecido durante todo el proceso (ruidos, interrupciones, risas, falta de atención…) serán los causantes de que el mensaje haya sufrido importantes modificaciones desde su inicio hasta su fin.

Es gracioso al tratarse de un juego, pero ¿y cuándo esto ocurre en la vida real?. Como decía, muchos de los problemas comunicativos que nos rodean se originan precisamente por obstáculos que no distan demasiado de los que podemos encontrarnos en este juego infantil. En ocasiones, además, la invención y la interpretación subjetiva dan un paso más allá creando y fomentando el famoso rumor del que todos hemos sido alguna vez víctimas y verdugos y al que dedicaré en breve un artículo en este mismo blog.

Os dejo aquí este video que con humor refleja un problema de comunicación probablemente debido a una escucha activa insuficiente por parte del niño, que debió estar entreteniéndose mientras la profesora le hablaba…

…hubiera sido divertido verle vestido así en el Belén junto a las ovejas y al Niño Jesús. ¡Pobre! :D

La empatía en el trabajo

En nuestro lugar de trabajo pasamos más horas que en casa y nos vemos obligados a compartir mucho tiempo con personas a las que nunca elegimos como compañeros. En algunos casos son personas con las que estamos bien; en otros casos son personas que sabemos que están allí, pero con las que apenas hemos cruzado palabra y, desgraciadamente, en ocasiones también nos toca convivir con personas a las que preferiríamos no ver.

Como en algunos artículos ya he dicho, por ser la base del autoconocimiento y de la autoconciencia para actuar, las circunstancias ajenas (en este caso las personas con las que tenemos que trabajar) no las hemos escogido ni dependen directamente de nosotros. Sí lo es la actitud que ante ello tomamos. Si somos conscientes de esto sabremos que por mucho que nos quejemos, por mucho que reneguemos, por mucho que nos enojemos, no vamos a poder cambiar ese contexto en el que trabajamos y, por lo tanto, sólo nos quedará la opción de trabajar desde nuestro interior: el autocontrol, la forma en la que vamos a tomar y afrontar la situación.

Como decía, son muchas las horas que pasamos en nuestro lugar de trabajo. Las relaciones que con nuestros compañeros establezcamos son importantes para asegurar un buen clima laboral y para que internamente sintamos nuestra experiencia laboral como saludable. En ocasiones, las malas relaciones que tenemos con nuestros compañeros surgen de la incomprensión sobre la forma de actuar que esa persona tiene. Para subsanar esta incomprensión a veces sólo basta con que, por ambas partes, hagamos un análisis de la situación mediante el cual trabajar ciertas habilidades individuales, entre ellas la empatía.

Siempre definimos la empatía como la capacidad de ponerse en el lugar del otro. Pero en realidad hay que ir más allá. La empatía, como rasgo, forma parte de nuestra personalidad, pero como cualquier otra habilidad, también puede perfeccionarse a lo largo de nuestra vida.

Para ser capaces de ponernos en el lugar del otro debemos entender a ese otro como individuo único, con una cultura, una experiencia profesional, una vivencia personal, unas necesidades y unos objetivos que pueden estar determinando su actitud y su sentimiento ante cualquier situación que se le esté presentando. Para ello necesitamos tener muy desarrollada la capacidad de escucha y la capacidad para aprender a alejarnos del “yo”, porque para entender al otro no valen mis razones, mis ideas, mis objetivos, mi cultura ni mis necesidades, porque la empatía permite la comprensión de las emociones y comportamientos ajenos sin tener que estar necesariamente de acuerdo.

Mientras una persona sea egocéntrica, centrada en sí misma, pensando sólo en la propia satisfacción y sin preocuparse por los demás, la capacidad de respuesta empática quedará muy lejos de ser vista como parte de su relación con los demás.

Por lo tanto, la empatía va mucho más allá de ponerse en los zapatos del otro y llegar a entenderle. La empatía implica además responder de manera apropiada a la emoción que la otra persona está sintiendo, consiguiendo en ocasiones suavizar el clima laboral a través del entendimiento y la aceptación del comportamiento que tiene ese compañero de trabajo con el que de otro modo parecería imposible convivir.