El "briefing" como herramienta de comunicación

La palabra briefing es una palabra inglesa que se adopta del lenguaje militar, con la que se referían al informe o a la información que se daba ante una operación de combate.

Hoy en día el briefing, como muchos otros anglicismos, se ha acogido en el lenguaje empresarial para referirse a la acción informativa, bien sea por escrito (informe) o bien presencial (reunión), en la que se dan instrucciones de forma rápida para abordar un proyecto, una tarea o para organizar el propio día de trabajo.

El briefing es por tanto una acción estratégica clave para que los empleados conozcan las respuestas a los siguientes interrogantes:

•          ¿Qué?: datos relevantes acontecidos en el corto plazo, incidencias que haya que resolver, objetivos inmediatos que se pretenden alcanzar, etc.
•          ¿Cómo?: información sobre las tareas y acciones que se van a realizar para llegar a los objetivos planteados.
•          ¿Quién?: organización y reparto de dichas tareas entre los responsables de ejecutarlas.
•          ¿Cuándo?: plazo que nos ponemos para llegar a los objetivos marcados.
•          ¿Dónde?: si es necesario, el lugar en el que se van a llevar a cabo las acciones.
•          ¿Para qué?: darle sentido al resultado esperado una vez ejecutadas las consignas.

Hasta aquí el briefing no deja de ser una acción informativa más de la que probablemente alguna vez todos habremos sido partícipes. Pero centrémonos ahora en el briefing presencial, que particularmente creo que es mucho más efectivo por las razones que a continuación voy a explicar. Démosle una vuelta más a esta herramienta y veámosla como una potente herramienta de comunicación interna en cuanto que va a permitir la colaboración, la implicación y el compromiso de todos y cada uno de los involucrados, siempre y cuando la reunión se realice correctamente desde una perspectiva de escucha y facilitando la participación en la toma de decisiones por parte de todos.

El briefing puede realizarse en cualquier momento, incluso a diario, con una duración de no más de 15 minutos, puesto que debe centrarse sólo en lo que es realmente importante y urgente. Es necesaria la presencia de todos los participantes del proyecto o trabajo, ya que así aumentará la percepción de equipo y se evitarán distorsiones en los flujos de comunicación al escuchar todos un mismo mensaje.

Del mismo modo que el briefing es una acción estratégica de la empresa, tanto a nivel comunicativo como operativo, no debemos olvidar nunca que puede ser un fracaso mayúsculo si desde un principio está mal enfocado, puesto que todo lo que de él se derive estará afectando a la productividad y, por lo tanto, a los beneficios empresariales.

He aquí la imagen de una de esas sesiones de briefing, que gracias a su buena gestión hizo que el Barça llegara a lo más alto del Olimpo futbolístico.