Una comunicación muy orgánica

La comunicación es un proceso complejo que combina emociones, experiencias y pensamientos. Hoy leía unos apuntes sobre comunicación organizacional y mi cerebro trabajaba paralelamente haciendo un símil que voy a tratar de plasmar en las siguientes líneas.

Pensemos en una organización como si de un cuerpo humano se tratase. Los diferentes órganos vitales (el corazón, el hígado, los riñones, el cerebro, los pulmones…) son lo equivalente a los departamentos de la empresa (el de ventas, el de compras, el de marketing…). Algunos órganos, según sus funciones, se agrupan formando aparatos (el hígado y el estómago forman el aparato digestivo), del mismo modo que algunos departamentos forman áreas estratégicas en la organización (los de relaciones laborales, selección de personal y formación forman el área de Recursos Humanos). 

Partiendo de esta metáfora, entendida por cualquiera de los lectores tanto si sois médicos o empresarios como si somos ignorantes de la medicina o asalariados, sabemos a ciencia cierta que para que todo sistema funcione (humano o empresarial) es requisito necesario e imprescindible que todas las áreas estén adecuadamente compenetradas y trabajen de manera coordinada. En caso contrario, comienzan a surgir problemas que pueden llevar al organismo a la muerte.

Para que exista este orden necesario, la comunicación toma un papel fundamental. Ésta actúa como integradora de todas las partes del único cuerpo que forma la organización e impide que, por ejemplo, la cabeza no sepa lo que ocurre en los brazos o que las piernas actúen sin escuchar lo que el cerebro les ordena. Debe existir, por lo tanto, comunicación en sentido ascendente, descendente y horizontal para que todo fluya en armonía. Cuando la comunicación falla, la enfermedad surge y, si no se trata, el fracaso empresarial se hace inminente. Una comunicación fallida en la empresa produce muchos fenómenos negativos en quienes la componen (desmotivación, frustración, falta de implicación…) y entre ellos el más corrosivo y susceptible de que produzca metástasis como es el ir a buscar respuestas por vías secundarias, generando lo que en su día llamé el cáncer de la empresa: el rumor.

A diferencia del cuerpo humano donde podemos colaborar, pero no controlar al 100% lo que internamente nos ocurre, en la organización en general y en departamentos estratégicos en particular existe la posibilidad de tener un control unitario del proceso de comunicación. Ésta debe seguir una serie de normas para que sea fluida y eficaz. Destaco las siguientes:

• Tener muy claro lo que se quiere decir y no divagar en el intento.
• Ser claro y conciso, adaptando el lenguaje al interlocutor.
• Dar más importancia a la resolución de un problema que a la búsqueda de culpables y motivos que lo originaron.
• Ejemplificar el mensaje siempre que sea posible con actos o palabras para que sea más fácil de entender y llegue mejor al interlocutor.
• Pedir opinión a las personas a quienes se dirige el mensaje para que se sientan más involucradas.